Onnistumisia osallistavalla kilpailutusmallilla

Kun kunta lähtee kilpailuttamaan koulun tai päiväkodin tilaratkaisuja, on kyseessä aina mittava hanke. Lopputulos vaikuttaa vuosikymmenien ajan niin lasten ja nuorten elämään sekä oppimiseen kuin työntekijöiden työhyvinvointiin.

Perinteisen kilpailutuksen mallissa tilaaja määrittelee hankittavat tuotteet ja palvelut, kun taas osallistavan kilpailutuksen toimintamallissa toimittaja valitaan referenssien, arvolupausten ja aikataulutuksen perusteella. Toimittajasta tulee suunnittelun ja toteutuksen kumppani, jonka kanssa laaditaan yhdessä toimintasuunnitelma ja toteutustavat. 

Lekolar uuden toimintamallin edelläkävijänä

Lekolar tarjoaa laadukkaita ja turvallisia ratkaisuja oppimisympäristöjen ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Osallistavan kilpailutusmallin ansiosta Lekolarin asiakkaat saavat käyttöönsä asiantuntijatiimin, jonka pedagoginen osaaminen ja vankka kokemus oppilaitosprojekteista tuovat monenlaista lisäarvoa ja innovatiivisuutta projektin jokaiseen vaiheeseen.

Kun kohdetta suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa, saavutetaan lukuisia, kaikkia osapuolia hyödyttäviä asioita. Vanha sanonta siitä, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, kuvaa erinomaisesti myös osallistavan kilpailutuksen mukanaan tuomaa hyötyä. Osallistava malli edellyttää hyvää yhteistyötä hankintatoimelta, loppukäyttäjältä ja palveluntuottajalta.

“Toimintamalli on monelle uusi, ja se vaatii tilaajalta halua panostaa suunnitteluun, ja loppukäyttäjiltä vaaditaan myös visiota siitä, mitä halutaan” kertoo Lekolarin projektimyyntipäällikkö Laura Louhi ja jatkaa: “Osallistava malli tarkoittaa enemmän työtä alkuun, mutta palkintona on lopputulos, joka on toiveiden ja tarpeiden mukainen"

Sopii kaikenkokoisille kouluille

Lekolar on tuottanut oppimisympäristöratkaisuja niin uudiskohteisiin kuin vanhojen koulujen saneerausten yhteyteen. Toimintamalli tarjoaa hyötynäkökulmia sekä pienille että isoille toimijoille.

“Pienille kouluille ja oppilaitoksille hyötyä tulee jo siitä, että he saavat suunnitteluvaiheessa käyttöönsä mittavat resurssit niin pedagogisen kuin sisustussuunnittelun osaamisen puolelta.
Hankintayksiköt voivat välttää virheitä ja voivat hyödyntää alan viimeisintä tietoa päätöksenteon tukena” kertoo Lekolarin pedagoginen johtaja Mikko Kyrö.

Yhteistyönä toteutettu hanke ja yhdessä tekeminen näkyy kalustehankinnoissa ja henkilöstön johtamisessa

Lahden Kivimaan koulun rehtori Tuula Herkepeus kertoo, että heidän koulussaan asioita on jo pitkään totuttu tekemään yhteisen vision mukaisesti yhdessä, kaikkia osallistaen. Osallistavan kilpailuttamisen malli mahdollisti vision toteuttamisen myös koulun kalustesuunnittelussa.

“Lahdessa ei oltu aikaisemmin käytetty kalustehankinnoissa osallistavan kilpailuttamisen mallia. Selvitimme ennen kilpailutusvaihetta eri malleja ja osallistava malli vaikutti mielenkiintoiselta. Mallissa oli mahdollista päästä vaikuttamaan lopputulokseen todella paljon” kuvailee Herkepeus syitä osallistavan mallin valitsemiseen.

Monissa kunnissa ollaan keskittämässä varhaiskasvatusta ja koulutoimea suurempiin yksiköihin, jonne henkilökunta ja oppilaat tulevat useasta eri paikasta. Tällainen muutos voi tuntua monista uhalta ja asettaa paineita myös henkilöstöjohtamiselle. Kun uutta yhteisöä suunnitellaan avoimesti yhteisvoimin, ja tulevat käyttäjät pääsevät kertomaan ideansa ja toiveensa jo aivan alkumetreillä, voitetaan monia haasteita, eikä ennakkoluuloja pääse syntymään. Yhteisissä suunnittelutyöpajoissa eri yksikköjen työntekijät pääsevät tutustumaan toisiinsa ja yhteinen tavoite sitouttaa ja motivoi. Osallistavaa mallia voi sanoa paitsi hankintatoimen, myös henkilöstöjohtamisen nykyaikaiseksi työkaluksi.

“Suunnitteluprosessi pilkottiin sopiviksi kokonaisuuksiksi, joihin koko henkilökunnalla oli mahdollisuus vaikuttaa. Tämä istui tapaamme toimia ja jo matkan varrella kävi selväksi, että rohkea valinta uudenlaisen mallin käyttöön kannatti” pohtii Herkepeus ja jatkaa: “Erityisesti tässä mallissa viehätti se, että saimme valita kilpailutuksessa esitellyistä vaihtoehdoista sen projektikuvauksen ja suunnittelevan tiimin, joka meidän tuntui tarpeisiimme parhaiten sopivalta”.

Osallistava kilpailumalli ja Lekolarin toimintatapa keräävät kiitosta kumppaneilta, sillä nopeasti kävi selväksi, että yritys todella panostaa projekteihin. Lekolarin asiantuntijatiimi paneutuu asiakkaan tarpeisiin ja uskaltaa rohkeasti tuoda esille uusia näkökulmia.

“Ilman osallistavaa kilpailutusta emme olisi saaneet käyttöömme näin paljon osaamista” summaa Kivimaan koulun rehtori Tuula Herkepeus.

Katso kuvat ja lue lisää Lahden Kivimaan koulusta referenssisivuiltamme >>

Lue myös miten osallistavan kilpailutuksen malli toimi Kemin Pajarinrannan päiväkodissa >>

Julkaistu 8.3.2022